אתם רוצים לתכנן את האירוע המושלם, אבל מתלבטים איך להתחיל את מה שנראה לכם כפרויקט בלתי אפשרי.
קבלו מדריך קצר לתכנון האירוע המושלם בשלושה צעדים ברורים.
תכנון האירוע
תכנון האירוע הוא השלב הראשון והחשוב בכל פרויקט, כדי להבטיח הצלחה והנאה.
- הגדירו לעצמכם את מטרת האירוע, מי האורחים ומי האנשים שיעזרו בהפקת האירוע. זה יקל עליכם להגדיר את המשימות שעומדות בפניכם ולתעדף אותן.
- ערכו רשימה של מקומות שבהם תרצו לערוך את האירוע שלכם, כמו מועדון ריקודים או אולם אירועים יוקרתי. חשבו על האווירה שיש במקום, העלויות, כמה אנשים מכיל המקום, מיקום נוח והשירות שמציע המקום.
- תכננו תקציב עבור כל משימה והוסיפו עוד כעשרה אחוזים, להוצאות בלתי צפויות.
- בדקו תאריכים אפשריים וודאו שהם לא נופלים על חגים או על אירועים אחרים וכדומה.
- בקובץ וורד או אקסל רשמו את המשימות בעמודות וליד כל משימה רשמו מה הדחיפות שלה, כמה זמן יידרש לביצוע, עד מתי ניתן לבצע אותה ומי יהיה אחראי לביצוע המשימה. אחר כך, סדרו את הרשימה כאשר המשימות הדחופות ביותר בהתחלה. אפשר גם להוריד רשימות מוכנות מהאינטרנט.
מהתכנון למציאות
קודם כל נשמו עמוק והירגעו, הרשימה אולי ארוכה אבל בדיוק בשביל זה עשיתם תעדוף בשלב התכנון.
- הזמינו את המקום שבו אתם מתכוונים לערוך את האירוע וסגרו את כל הפרטים, כמו מדיניות ביטולים, מה כולל הביטוח של המקום, האם יש לו רישיון וניסיון בסוג האירוע שאתם מפיקים, מה כולל המחיר שאתם משלמים, האם ניתן להביא ספקים חיצוניים וכדומה.
- סגרו חוזה גם עם ספקי השירות, במידה ואתם מביאים ספקים חיצוניים. אלה כוללים את כל מי שנותן לכם שירות לאירוע, בין אם מדובר בקייטרינג, דייגיי, צלם, חברת ציוד והגברה או במי שיקשט לכם את האולם.
- אל תשכחו להכין תוכנית גיבוי לכל בעיה שעלולה לצוץ כדי שתהיו מוכנים להתמודד איתה בלי לחץ.
ביום האירוע
היום הגדול הגיע ואתם רוצים לוודא שהאירוע המושלם שלכם ייצא לפועל כמו שתכננתם.
- הגיעו מוקדם למקום האירוע וודאו שהכל מוכן לקבל את האורחים, שהציוד עובד והאולם מקושט כפי שביקשתם.
- מקמו שלטי הכוונה במקומות בולטים לעין כדי שהאורחים שלכם יוכלו להגיע לאירוע שלכם בקלות.
- וודאו שהאירוע מצולם בתמונות או בוידאו כדי שתהיה לכם ולאורחים שלכם מזכרת יפה בסוף האירוע
- והכי חשוב, לא לשכוח ליהנות !!
